Funktionsbeskrivelser pr. 05.02.2022
Funktionsbeskrivelse for sekretær/webmaster – på valg i lige år
Sekrtetærfunktionen for sekretær/webmaster:
- Modtager post fra kontaktformular - sekretær
- Indkalde til møder, udfærdige dagsorden
- Indkøb – fortæring til møder
- Booke lokaler til bestyrelsesmøder
- Lave referater fra såvel bestyrelsesmøder som generalforsamlinger
- Fremsende referater af møder til godkendelse hos formand og næstformand
- Fremsende referater af generalforsamling til godkendelse jævnfør vedtægterne
- Godkendte referater. Sætte dem på hjemmesiden og sende dem til medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og klub arkiv.
- Deltage i forefaldende aktiviteter.
Webmasterfunktionen for sekretær/webmaster:
- Modtager post fra kontaktformular - webmaster
- Vedligehold af hjemmeside
- Ajourfører hjemmeside i overensstemmelse med oplysninger fra bestyrelsen
- Fører nyheder ind på hjemmesiden
- Påse klubbens web-sikkerhed
- Fremsende meddelelser til medlemmerne pr. mail eller som nyhedsopslag
- Ajourføre kalender
- Oprette arrangementer med og uden tilmeldinger
- Fremsende meddelelser og indbydelser til medlemmer pr e-mail
- Brugerrettigheder er oprettet på følgende områder:
- Site Administrator
- Aktivitets-og Bookingansvarlig
- Oprette nye begivenheder
- Ressource- og Bookingansvarlig
- Web/CMS ansvarlig
- Nyhedsansvarlig
Funktionsbeskrivelse for næstformand – på valg i ulige år
- Modtager post fra kontaktformular - næstformand
På info@sonderborg-vikingeklub.dk
- Vedligeholde og ajourføre medlemmernes profil
- Administration og oprettelse af etiketter, hold mm.:
- Hold/medlemskab
- Etiketter/grupper
- Kontaktgrupper
- Udmeldelse af medlemmer:
- På anfordring fra medlemmet
- Ved manglende betaling/restance - i samarbejde med kasserer
- Ved eksklusion – i samarbejde med bestyrelse
- Administration af nøglebrik
- Oprette fakturabilag på udgifter for bestyrelsesmedlemmer
- Postforsendelse pr. brev - til medlemmer uden e-mail adresse
- Ajourføre hjemmesiden med navne på: Bestyrelse og arbejdshold
- Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
- Primær kontaktperson
- Site administrator
- Dataansvarlig
- Medlemsansvarlig
- Hold- og etiketteansvarlig
- Må sende SMS fra systemet
- Medlem af byggeudvalget
- Arkivar - Har ansvar for arkivering af alle vigtige dokumenter som referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt betydende brevvekslinger, E-mails, statistikker o.l. Ved elektronisk arkivering laves sikker Backup
Funktionsbeskrivelse for formanden - på valg i ulige år
- Modtager post fra
- Kontaktformular - formand
- Fra e-Boks erhverv og Virk
- Primus motor ved generalforsamlinger (årsberetning)
- Byde velkommen og give generel orientering ved arrangementer.
- Kontakt til offentlige myndigheder.
- Er foreningens postadresse: Asylvej 13, 6400 Sønderborg
- Udarbejder Indkaldelse til GF som fremsendes til medlemmer:
- Webmaster til medlemmer med e-mail
- Næstformand til medlemmer pr. brev sammen med kontingent opkrævning
- Udarbejder dagsorden til GF i PowerPoint samt bestiller lokaler m.m. og laver aftale med emne til dirigent.
- Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
Funktionsbeskrivelse for bygninger og teknik: På valg i ulige år
- Modtager post fra kontaktformular – Bygning og teknik
- Ledelse og ansvar for at klubbens faciliteter er funktionsduelige
- Forestå renoveringsopgaver
- Formand for byggeudvalg
- Leder og udvælger klubbens frivillige håndværkere
- Deltager i møder med myndigheder, hvor teknisk know how er påkrævet
- Kontakt til klubbens professionelle håndværkere
- Saunaen (omfatter kun indstilling af styreboksene).
- Indstille daglige tænd- og sluk tider.
- Tænde og slukke ved sæsonskift.
- Holde øje med og indstille temperaturen i saunaerne så den passer med den vedtagne temperatur.
Funktionsbeskrivelse for 2 bestyrelsesmedlemmer – på valg i lige år
- Modtager post fra kontaktformular - rengøring
- Ansvarlige for rengøring og arrangementer på badeanstalten
- Kontakt til rengøringsfirmaet, kvalitetskontrol samtale hver 3. md
- Tjek af almen tilstand af uderum og inde rum
- Indkøb til arrangementer afholdt på badeanstalten
- Praktisk afvikling af arrangementer afholdt på badeanstalten
- Lave aftaler med hjælpere til arrangementer
- Musik og underholdning
Funktionsbeskrivelse for kasserer – på valg i lige år
- Modtager post fra kontaktformular - kasserer
- Bogføring af foreningens bilag i regnskabssystemer
- Betaling af fakturaer.
- Kontakt til bank/ DIBS/ Nets
- Udarbejdelse af perioderegnskab til bestyrelsen
- Kontakt til forsikringsselskab
- Udarbejdelse/godkendelse af årsregnskabet
- Udarbejdelse af budget
- Foreslå placering af overskydende likviditet
- Kontingent kørsel med automatisk udsendelse pr. e-mail
- Udsendelse af kontingentopkrævninger, kørsel af kontingent
- Ajourføre priser på kontingent, indmeldelsesgebyr og pris på nøglebrik.
- Sæson tilpasse kontingent ved online indmeldelse.
- Opfølgning af betalinger, rykkere etc.
- Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
- Site Administrator
- Regnskabsansvarlig
- Opkrævnings- og kontingentansvarlig
- Bogføringsadgang