Funktionsbeskrivelser

Funktionsbeskrivelse for sekretær/webmaster – på valg i lige år

Sekrtetærfunktionen for sekretær/webmaster:

1. Modtager post fra kontaktformular - sekretær
2. Indkalde til møder, udfærdige dagsorden
3. Indkøb – fortæring til møder
4. Booke lokaler til bestyrelsesmøder
5. Lave referater fra såvel bestyrelsesmøder som generalforsamlinger
6. Fremsende referater af møder til godkendelse hos formand og næstformand
7. Fremsende referater af generalforsamling til godkendelse jævnfør vedtægterne
8. Godkendte referater. Sætte dem på hjemmesiden og sende dem til medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og klub arkiv.
9. Deltage i forefaldende aktiviteter.

Webmasterfunktionen for sekretær/webmaster:

1. Modtager post fra kontaktformular - webmaster
2. Vedligehold af hjemmeside
3. Ajourfører hjemmeside i overensstemmelse med oplysninger fra bestyrelsen
4. Fører nyheder ind på hjemmesiden
5. Påse klubbens web-sikkerhed
6. Fremsende meddelelser til medlemmerne pr. mail eller som nyhedsopslag
7. Ajourføre kalender
8. Oprette arrangementer med og uden tilmeldinger
9. Fremsende meddelelser og indbydelser til medlemmer pr e-mail
10. Brugerrettigheder er oprettet på følgende områder:
    • Site Administrator
    • Aktivitets-og Bookingansvarlig
    • Oprette nye begivenheder
    • Ressource- og Bookingansvarlig
    • Web/CMS ansvarlig
    • Nyhedsansvarlig

Funktionsbeskrivelse for næstformand – på valg i ulige år

1. Modtager post fra kontaktformular - næstformand
   På info@sonderborg-vikingeklub.dk
2. Vedligeholde og ajourføre medlemmernes profil
3. Administration og oprettelse af etiketter, hold mm.:
   • Hold/medlemskab
   • Etiketter/grupper
   • Kontaktgrupper
4. Udmeldelse af medlemmer:
   • På anfordring fra medlemmet
   • Ved manglende betaling/restance - i samarbejde med kasserer
   • Ved eksklusion – i samarbejde med bestyrelse
5. Administration af nøglebrik
6. Oprette fakturabilag på udgifter for bestyrelsesmedlemmer
7. Postforsendelse pr. brev - til medlemmer uden e-mail adresse
8. Ajourføre hjemmesiden med navne på: Bestyrelse og arbejdshold
9. Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
   • Primær kontaktperson
   • Site administrator
   • Dataansvarlig
   • Medlemsansvarlig
   • Hold- og etiketteansvarlig
   • Må sende SMS fra systemet
10. Medlem af byggeudvalget
11. Arkivar - Har ansvar for arkivering af alle vigtige dokumenter som referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt betydende brevvekslinger, E-mails, statistikker o.l. Ved elektronisk arkivering laves sikker Backup

Funktionsbeskrivelse for formanden - på valg i ulige år

1. Modtager post fra
   • Kontaktformular - formand
   • Fra e-Boks erhverv og Virk
2. Primus motor ved generalforsamlinger (årsberetning)
3. Byde velkommen og give generel orientering ved arrangementer.
4. Kontakt til offentlige myndigheder.
5. Er foreningens postadresse: Asylvej 13, 6400 Sønderborg
6. Udarbejder Indkaldelse til GF som fremsendes til medlemmer:
   • Webmaster til medlemmer med e-mail
   • Næstformand til medlemmer pr. brev sammen med kontingent opkrævning
7. Udarbejder dagsorden til GF i PowerPoint samt bestiller lokaler m.m. og laver aftale med emne til dirigent.
8. Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
   • Site Administrator

Funktionsbeskrivelse for bygninger og teknik: På valg i ulige år

1. Modtager post fra kontaktformular – Bygning og teknik
2. Ledelse og ansvar for at klubbens faciliteter er funktionsduelige
3. Forestå renoveringsopgaver
4. Formand for byggeudvalg
5. Leder og udvælger klubbens frivillige håndværkere
6. Deltager i møder med myndigheder, hvor teknisk know how er påkrævet
7. Kontakt til klubbens professionelle håndværkere
8. Saunaen (omfatter kun indstilling af styreboksene).
   • Indstille daglige tænd- og sluk tider.
   • Tænde og slukke ved sæsonskift.
   • Holde øje med og indstille temperaturen i saunaerne så den passer med den vedtagne temperatur.

 Funktionsbeskrivelse for 2 bestyrelsesmedlemmer – på valg i lige år

1. Modtager post fra kontaktformular - rengøring
2. Ansvarlige for rengøring og arrangementer på badeanstalten
3. Kontakt til rengøringsfirmaet, kvalitetskontrol samtale hver 3. md
4. Tjek af almen tilstand af uderum og inde rum
5. Indkøb til arrangementer afholdt på badeanstalten
6. Praktisk afvikling af arrangementer afholdt på badeanstalten
7. Lave aftaler med hjælpere til arrangementer
8. Musik og underholdning

 Funktionsbeskrivelse for kasserer – på valg i lige år

1. Modtager post fra kontaktformular - kasserer
2. Bogføring af foreningens bilag i regnskabssystemer
3. Betaling af fakturaer.
4. Kontakt til bank/ DIBS/ Nets
5. Udarbejdelse af perioderegnskab til bestyrelsen
6. Kontakt til forsikringsselskab
7. Udarbejdelse/godkendelse af årsregnskabet
8. Udarbejdelse af budget
9. Foreslå placering af overskydende likviditet
10. Kontingent kørsel med automatisk udsendelse pr. e-mail
11. Udsendelse af kontingentopkrævninger, kørsel af kontingent
12. Ajourføre priser på kontingent, indmeldelsesgebyr og pris på nøglebrik.
13. Sæson tilpasse kontingent ved online indmeldelse.
14. Opfølgning af betalinger, rykkere etc.
15. Bruger rettigheder er oprettet på følgende områder:
    • Site Administrator
    • Regnskabsansvarlig
    • Opkrævnings- og kontingentansvarlig
    • Bogføringsadgang